Il nuovo provvedimento Banca d’Italia avente ad oggetto le “Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” è già entrato in vigore ed impone a tutti i soggetti destinatari della normativa di adeguarsi alle nuove disposizioni entro il 31 Dicembre 2020.
Le disposizioni trovano origine all’articolo 34, comma 3 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (‘decreto antiriciclaggio’), come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, di recepimento della direttiva (UE) 2015/849 (cd. quarta direttiva antiriciclaggio) e, da ultimo, dal decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125;
Le novità normative si applicano ad una platea estesa di intermediari finanziari tra cui:
- le banche;
- le società di intermediazione mobiliare (SIM);
- le società di gestione del risparmio (SGR);
- le società di investimento a capitale variabile (SICAV);
- le società di investimento a capitale fisso, mobiliare e immobiliare (SICAF);
- gli intermediari iscritti nell'albo previsto dall’articolo 106 del TUB;
- gli istituti di moneta elettronica;
- gli istituti di pagamento;
- le succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo;
- le banche, gli istituti di pagamento e gli istituti di moneta elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia ai sensi dell’articolo 43, comma 3, del decreto antiriciclaggio;
- le società fiduciarie iscritte nell’albo previsto ai sensi dell’articolo 106 del TUB;
- i confidi;
- i soggetti eroganti micro-credito, ai sensi dell’articolo 111 del TUB;
- Poste Italiane S.p.A., per l’attività di bancoposta;
- Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.
Il provvedimento, oltre ad identificare i documenti che devono essere conservati ai sensi del decreto antiriciclaggio, chiarisce in modo particolare le modalità di conservazione dei documenti stessi e indica i dati e le informazioni che devono essere rese disponibili alle Autorità di vigilanza e le relative modalità.
OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE
I soggetti destinatari della disciplina devono conservare copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo.
Inoltre hanno l’obbligo di conservare:
- con riferimento ai rapporti continuativi: le informazioni relative al punto operativo di instaurazione del rapporto, alla data di instaurazione e alla data di chiusura del rapporto;
- con riferimento alle operazioni occasionali da sottoporre ad adeguata verifica e alle operazioni a valere sui rapporti continuativi: le informazioni relative alla data di effettuazione; all’importo; al segno monetario; alla causale dell’operazione e al mezzo di pagamento utilizzato;
- con riferimento alle operazioni occasionali per le quali l’adeguata verifica non è dovuta: oltre a quanto previsto nel punto 2. i dati e le informazioni idonee a identificare in modo univoco il cliente e l’esecutore, nonché ove noti, il settore di attività economica e i dati e le informazioni idonei a identificare in modo univoco il titolare effettivo.
MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI, DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI
Ai sensi dell’articolo 31 del decreto antiriciclaggio i destinatari devono conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento delle attività di analisi effettuate dalle autorità competenti.
I soggetti destinatari devono assolvere tali obblighi utilizzando sistemi di conservazione automatizzati che devono assicurare:
- l’accessibilità completa e tempestiva ai documenti, ai dati e alle informazioni da parte della Banca d'Italia, della UIF o di altra autorità competente;
- l’acquisizione tempestiva, da parte dei destinatari, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;
- l’integrità dei documenti, dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
- l’adozione di idonee misure finalizzate a prevenire qualsiasi perdita dei documenti, dei dati e delle informazioni;
- la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei documenti, dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.
I destinatari inoltre hanno l’obbligo di completare l’acquisizione dei documenti, dei dati e delle informazioni nei sistemi di conservazione informatizzati tempestivamente e, in ogni caso, non oltre il trentesimo giorno dall’instaurazione del rapporto continuativo, dall’esecuzione dell’operazione, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo.
DATI E INFORMAZIONI DA RENDERE DISPONIBILI ALLE AUTORITÀ
I soggetti destinatari devono rendere disponibili alla Banca d’Italia e alla UIF, seguendo gli standard fissati (allegato 1 e 2 della normativa), una serie di dati e informazioni che vengono di seguito sintetizzati:
- con riferimento ai rapporti continuativi: oltre a quanto previsto negli obblighi di conservazione, il numero del rapporto e il settore di attività economica. Le eventuali variazioni dei dati e delle informazioni riferiti ai rapporti devono inoltre essere rese disponibili, mantenendone la storicità;
- con riferimento alle operazioni di importo pari o superiore a euro 5.000:
- oltre ai dati e alle informazioni previsti nel paragrafo Obblighi di Conservazione:
- la causale che codifica la tipologia dell’operazione;
- l’importo espresso in euro, con l’indicazione della valuta utilizzata e l’evidenza della parte eseguita in contanti;
- la codifica interna, il Comune e il CAB del punto operativo dell’intermediario presso il quale è stata disposta l’operazione;
- il numero dell’eventuale rapporto continuativo interessato e il settore di attività economica del cliente intestatario dell’eventuale rapporto.
- nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento/accreditamento i destinatari devono rendere disponibili i dati e le informazioni relativi a:
- cognome e nome o ragione sociale del beneficiario/ordinanti;
- il numero del rapporto del beneficiario/ordinante o l’IBAN;
- ove noto, il CAB, ovvero in caso di sede o residenza all’estero, il codice paese del beneficiario/ordinante;
- il codice identificativo dell’intermediario del beneficiario/ordinante o, in assenza, la denominazione dell’intermediario del beneficiario/ordinante;
- il CAB e il Comune dell’intermediario della controparte o, in caso di intermediario con sede all’estero, il codice paese.
- Ai fini dell’individuazione delle operazioni di importo pari o superiore a euro 5.000 non è ammessa la compensazione di operazioni di segno contrario poste in essere dallo stesso cliente.
MODALITÀ PER RENDERE DISPONIBILI I DATI E LE INFORMAZIONI
Per garantire la ricostruibilità dell’operatività della clientela e per agevolare lo svolgimento delle funzioni di controllo, anche ispettivo, della Banca d’Italia e della UIF, i destinatari devono rendere disponibili alle medesime autorità i dati e le informazioni previsti dalle presenti disposizioni.
Per adempiere tale obbligo è’ possibile ricorrere alternativamente a una delle seguenti modalità:
- apposite estrazioni dai sistemi di conservazione informatizzati eseguite in conformità con gli standard tecnici indicati all’allegato n. 1;
- archivi standardizzati conformi all’allegato n. 2.
I destinatari hanno l’obbligo di indicare la modalità con cui rendono disponibili le informazioni alla Banca d’Italia e alla UIF nel documento di policy antiriciclaggio. In caso di variazione della modalità adottata questi devono dare comunicazione a Banca d’Italia entro 30 giorni a decorrere dalla data in cui la nuova modalità prescelta diventa operativa.
Infine, fermi restando gli obblighi di conservazione previsti dal decreto antiriciclaggio, i dati e le informazioni da rendere disponibili alle Autorità di vigilanza devono poter essere consultabili per i dieci anni successivi alla chiusura del rapporto o al compimento dell’operazione.
Se i dati e le informazioni sulle operazioni eseguite riguardano rapporti continuativi intestati a più soggetti gli stessi vanno riferiti a tutti gli intestatari.
Se l’adempimento degli obblighi di conservazione e di messa a disposizione previsti dal decreto antiriciclaggio e dalle presenti disposizioni è affidato a soggetti esterni, gli stessi devono essere dotati di idonei requisiti in termini di professionalità e autorevolezza. La responsabilità finale per il corretto adempimento degli obblighi resta, in ogni caso, in capo ai destinatari.
CASI DI ESENZIONE
I soggetti destinatari possono non applicare le disposizioni relative ai dati e le informazioni da rendere disponibili dalle Autorità qualora si tratti di rapporti continuativi o operazioni poste in essere con i seguenti soggetti:
- gli intermediari bancari e finanziari di cui all’articolo 3, comma 2, del decreto antiriciclaggio (ad esclusione degli agenti di cambio, gli intermediari assicurativi, le società fiduciarie, i consulenti finanziari e le società di consulenza), aventi sede in Italia o in un altro Stato membro;
- gli intermediari bancari e finanziari con sede in un paese terzo caratterizzato da un basso rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, secondo i criteri indicati nelle disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela;
- le società di gestione accentrata di strumenti finanziari, le società di gestione dei mercati regolamentati di strumenti finanziari ecc.
- la tesoreria provinciale dello Stato o la Banca d’Italia.
I destinatari devono indicare nel documento di policy antiriciclaggio se si avvalgono di una o più delle esenzioni previste e si attengono alla scelta effettuata in maniera costante nel tempo.