Matt Mullenweg, fondatore e creatore di Wordpress e proprietario di Automattic, è un esperto di smart working in quanto l’azienda ha 1.170 dipendenti in 75 paesi nel mondo tutti in modalità smart working e non ha neanche 1 ufficio. Matt identifica 5 livelli d’implementazione dello smart working.
Livello 1: Non intenzionale
Livello 2: Ufficio in remoto
Livello 3: Adattamento
Livello 4: Comunicazione asincrona
Livello 5: Nirvana
In questo livello lo smart working ha poco di smart. Semplicemente i dipendenti e i manager riescono a gestire i loro progetti, riunioni etc. attraverso il loro smart phone o computer se per un giorno non possono recarsi in ufficio.
Molte delle attività più sensibili ed importanti vengono posticipate fino al ritorno in ufficio.
Questo è il livello in cui la gran maggioranza delle aziende per via della crisi del coronavirus. Nel livello 2, l’azienda, i manager ed i dipendenti ricreano nella loro casa il loro ufficio con i medesimi orari.
I più fortunati in questo livello hanno strumenti di video chiamata, molti meno hanno la possibilità di avere strumenti di collaborazione online. A questo livello si continuano ad avere lo stesso numero di riunioni, messaggi ed interruzioni.
L’Azienda si aspetta che i dipendenti siano disponibili nell’orario di lavoro. Praticamente a parte il poter lavorare da casa si hanno le stesse inefficienze del tipico lavoro d’ufficio. Questo è un livello estremamente delicato in quanto ci sono diverse criticità da dover essere considerate.
Sicurezza
Stato d’animo dei dipendenti
Mancanza di un supporto aziendale adeguato
La sicurezza informatica è un problema molto rilevante in tale periodo perché i dipendenti si trovano a dover operare in un ambiente non protetto e spesso con un computer non aziendale o comunque utilizzato esclusivamente per necessità aziendale. Lo stato d’animo dei dipendenti risulta essere un fattore molto delicato in questo periodo di crisi. In molti si trovano per la prima volta a non lavorare in ufficio e di conseguenza a non avere le interazioni sociali di cui erano abituati.
La crisi sanitaria ed economica può aver affettato ed impattato gli affetti più cari. La mancanza di un supporto aziendale adeguato può voler dire che i nostri dipendenti non hanno delle risorse importanti per poter svolgere il proprio lavoro. Possibili esempi possono essere la mancanza di un collegato internet adeguato, la mancanza di una stampante o la possibilità di poter condividere un documento in maniera facile e coordinata.
Queste criticità possono avere impatti estremamente negativi sulla produttività aziendale e del singolo dipendente.
A questo livello si iniziano a condividere i documenti in maniera continuativa fra tutti i membri del team attraverso ad esempio Google doc in maniera tale da diminuire possibili confusioni.
Le aziende investono in strumenti di comunicazione per migliorare la qualità delle interazioni come ad esempio cuffie per cancellare il rumore esterno o luci speciali per le video conferenze.
Si inizia a preferire una conversazione asincrona in cui i partecipanti possono interagire in momenti differenti aumentando la qualità di tale interazione e dei contributi.
Come dicevamo al livello precedente la comunicazione asincrona aumenta la qualità dei contributi in quanto permette di considerare più a fondo il tema in questione prima di dare il proprio contributo.
Permette di avere conversazione più ricche grazie all’apporto dei colleghi che si trovano in fusi orari diversi dai nostri.
Per poter aver una valida conversazione asincrona è comunque importante rispettare i seguenti criteri:
Dare sufficiente background e chiare azioni e risultati desiderati
Fornire una scadenza per la risposta
Dare alternative in caso di dubbi
A questo livello l’azienda ha spostato il loro focus produttivo non sulle ore lavorate ma sui risultati conseguiti.
Il Livello Nirvana non richiede alcuna interazione umana. Tale livello permette ad aziende di conseguire risultati straordinari e superiori a quelli che si avrebbero attraverso un’interazione umana, non ci sono frizioni di sorta e si ottengono risultati veloci e di qualità molto alta. Quest’ultimo livello come il nome stesso suggerisce rimane un’utopia.
Nei punti precedenti ne abbiamo indentificato alcuni dipendendo dal livello di smart working aziendale. Di seguito possiamo riassumere:
Mancanza di un legame di squadra
Mancanza di un’interazione sociale fra colleghi
Sicurezza informatica
Fragilità dello stato d’animo dei dipendenti (soprattutto in un periodo di crisi)
La mancanza di un legame di squadra e di un’interazione sociale fra colleghi possono influire negativamente sulla cultura aziendale e quindi sulla produttività dei dipendenti.
La sicurezza è un grosso problema dovuta a questo cambiamento repentino dovuto al coronavirus. I dipendenti si trovano a lavorare da casa con computer collegati a reti non protette o con computer non aziendali. Questo apre a delle vulnerabilità aziendali molto elevate. Possibili hackers possono rubare dati sensibili se non addirittura beni aziendali.
Lo stato d’animo dei dipendenti risulta essere un fattore molto delicato in questo periodo di crisi. In molti si trovano per la prima volta a non lavorare in ufficio e di conseguenza a non avere le interazioni sociali di cui erano abituati. La crisi sanitaria ed economica può aver affettato ed impattato gli affetti più cari.
In un momento delicato come quello in cui stiamo vivendo le aziende devono assicurarsi di trovarsi almeno in un livello 3 e con un supporto manageriale tale da poter aiutare i propri dipendenti in questa transazione.
La crisi attuale dovuta al Coronavirus sta avendo un impatto culturale estremamente grande su molti se non tutti gli aspetti della nostra vita lavorativa e no.
Uno degli impatti più grandi da un punto di vista lavorativo è la trasformazione digitale di molte attività e del cosiddetto smart working. Questa trasformazione è tanto profonda che cambierà per sempre come aziende e dipendenti interagiscono fra di loro. Si tratta di capire chi lo vuole affrontare di petto ed utilizzare lo smart working come strumento distintivo rispetto alla concorrenza e chi lo farà a rimorchio di altri, in ritardo, prendendosi dei rischi e solo perchè obbligato dal contesto
GMG Vision vuole aiutare le imprese a sfruttare al meglio le opportunità che si stanno aprendo grazie allo smart working preparando una serie d’articoli su questo tema.
Il primo di tali articoli si focalizza sul definire come le aziende supportano lo smart working e quali conseguenze ha su di loro e i loro impiegati.
L’indagine Infojobs smart working 2020 rileva che a marzo 2020 il 76% delle aziende italiane ha attivato lo smart working che impatta 1 lavoratore su 7. Interessante notare che per il 56% delle aziende ed il 79% dei dipendenti questa è la prima volta che lavorano in remoto. Questo significa che si sono create delle vulnerabilità estremamente grandi in tema di produttività e di sicurezza informatica.
La nozione di smart working coinvolge elementi di cambiamento culturale e tecnologico che non possono essere implementati all’improvviso.
L’esperienza di GMG Vision nell’utilizzo dello smart working indica che le aziende debbano creare:
A questo punto le domande che bisogna porsi sono:
In quale livello si trova la vostra azienda?
Come è stato il passaggio repentino a lavorare in remoto?
Quale sarà l’impatto su come lavorerete in futuro?
Attraverso la sua esperienza e network la GMG Vision può aiutarvi in:
Implementazione di nuovi strumenti di smart working per migliorare la produttività e qualità aziendale